Что делать если подотчетник предоставил только товарную накладную без чека ккм

Опубликовано: 02.04.2017

Какие указания нужно дать сотруднику, получающему средства под отчет?
Когда подотчетные суммы могут быть расценены в качестве дохода сотрудника?
Какой документ даст весомость товарному чеку при отсутствии кассового?

Часто какие-либо дешевые продукты либо материалы коммерсант поручает приобрести своим сотрудникам. Подотчетное лицо получает определенную сумму, по которой позднее отчитается, оформив авансовый отчет и приложив к нему документы, подтверждающие расходы. Подотчетные лица, приобретая продукт в магазине, не всегда в силах оценить полноту, достоверность и корректность составленных первичных документов, а время от времени и совсем запамятывают, что нужно получить от торговца кассовый чек либо другой документ, подтверждающий приобретение продукта.

Отсутствие первичного учетного документа (чека ККМ, товарного чека, платежного поручения, затратной и др.) либо некорректно составленный документ, не позволят коммерсанту учитывать расходы. В связи с этим появляется необходимость вернуть либо дооформить документы. Не считая того, неполный набор «первички» может привести к тому, что налоговые инспекторы доначислят НДФЛ недобросовестному сотруднику. Так как средства подотчетнику выдавались, а он не представил соответствующим образом оформленные документы, контролеры считают, что суммы он издержал на себя, другими словами получил доход (безосновательная вещественная выгода), а с доходов физлиц, как понятно, удерживается НДФЛ.

Чтоб очень себя обезопасить от схожей ситуации и по способности избежать споров с контролерами, предпринимателю нужно сделать ряд мер.

Во-1-х, перед тем как выдать сотруднику деньги под отчет, дайте ему точные аннотации, а по мере надобности в письменном виде, какие продукты нужны, где можно получать, какие документы он должен получить.

Во-2-х, если сотрудник запамятовал либо растерял кассовый чек либо ему его просто не выдали, а в качестве первичного документа к авансовому отчету приложен товарный чек, не пугайтесь. Пристально изучите товарный чек. Он должен быть составлен в согласовании с требованиями Закона о бухгалтерском учете и содержать неотклонимые реквизиты (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ):

– наименование документа;

– дату составления документа;

– наименование организации, от имени которой составлен документ;

– содержание хозяйственной операции;

– измерители хозяйственной операции в натуральном и валютном выражении;

– наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и корректность ее дизайна;

– личные подписи обозначенных лиц.

Не считая этого в товарном чеке должен содержаться определенный список обретенных продуктов (а не обобщающее наименование, такое как «канцелярские продукты» либо «хозяйственные продукты»), также их количество и цена. Этого документа для доказательства расходов будет довольно.

В этом случае, для понижения вероятных претензий со стороны проверяющих лучше приготовить документы, свидетельствующие о производственном нраве и необходимости закупаемых предметов для коммерсанта. К примеру, заявка на приобретение канцелярских продуктов от какого-нибудь отдела (сотрудника), акты, сметы, приказы, распоряжения и другие документы, подтверждающие производственную необходимость в данных товарах. В дополнение обоснованием расходов может служить тот факт, что обретенный продукт оприходован в учете бизнесмена. Это укажет на то, что продукт применен в хозяйственной деятельности, а не приобретался для личных нужд.

В-3-х, если ваш сотрудник приобретает продукт не в магазине, а со склада поставщика, который не применяет ККМ, а ведет торговлю оптом, то для доказательства расхода заместо кассового чека можно принять в качестве подтверждающих документов: квитанцию к приходному ордеру, затратную и счет-фактуру.

rss